Quando uma empresa insiste em conduzir uma atividade como sempre o fez, é natural se esperar que os resultados sejam os mesmos, é claro. Já as empresas que gerenciam os processos necessários para entregar produtos e serviços para seus clientes, são capazes de analisar como os setores organizam suas atividades e, com isso, promover mudanças cruciais para os negócios e as operações.
Sabemos que qualquer tipo de organização precisa de processos para funcionar, mas é preciso saber criá-los e gerenciá-los para que possam trazer os melhores resultados possíveis em um determinado cenário.
Conheça a importância dos processos e saiba como criá-los:
Ganho de produtividade e eficiência nos fluxos de trabalho
Uma das maiores vantagens de gerenciar as atividades da empresa por processos é o aumento de produtividade das equipes. Quando a organização elenca as tarefas necessárias para a entrega de um produto ou serviço e as organiza de forma sequencial, é possível identificar gargalos, complexidade na operação, falhas na integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações. Isso reduz o tempo e o esforço necessário para que as atividades sejam executadas com eficiência, além de facilitar o dia a dia de todos na empresa.
Custos mínimos
Processos sólidos e bem estruturados também se traduzem na execução de tarefas com a quantidade mínima de recursos necessária, o que contribui para redução de custos operacionais como matéria-prima, energia, entre outros.
Equipe funcional
Trabalhar com processos estruturados significa que os novos funcionários conseguirão se adequar de forma mais rápida às rotinas da empresa. Afinal, os treinamentos se tornam muito mais simples quando já existem metodologias e instruções de trabalho claras que podem ser facilmente transmitidas entre as pessoas e setores.
Além disso, a substituição de funcionários ausentes também é feita com maior facilidade, tendo em vista que os fluxos de trabalho são conhecidos por todos. Isso reduz a ociosidade da equipe e evita atrasos nas entregas das tarefas.
Integração constante
Ainda que muitos processos sejam criados e gerenciados de forma isolada em setores específicos, a maior parte deles possui pontos de interação com os demais. Dessa forma, os processos também são importantes para que os gestores vejam a organização de forma mais abrangente e possam tomar decisões mais alinhadas aos objetivos estratégicos do negócio.
Melhorias contínuas
Quando uma empresa possui processos claros e bem definidos, entregar novos produtos e serviços de forma ágil ou aumentar a produção é uma tarefa bem menos desafiadora. Afinal, os gestores já sabem quantas pessoas precisará contratar, as habilidades que faltam para a melhoria do processo, além das ferramentas e sistemas que precisarão adquirir ou modificar.
Mas… Como criar estes processos nas empresas?
A criação de processos exige que funcionários e gestores trabalhem juntos. Para isto, é indispensável definir prioridades: o que é preciso avaliar e estruturar mais rapidamente? Com esta definição em mãos, reúna a sua equipe e liste todas as atividades necessárias para uma entrega, com a maior riqueza de detalhes possível. Em seguida, é preciso analisar quais dessas tarefas são essenciais, eliminando tudo aquilo que não contribui para que o processo siga seu curso mais produtivo.
O próximo passo é desenhar um fluxo de trabalho com a sequência das atividades, pois isso irá ajudar a identificar gargalos, otimizar as tarefas envolvidas e passar o conhecimento às pessoas envolvidas. Por último, atribua os responsáveis por cada uma das tarefas para que cada um conheça seu papel no processo e possa também opinar sobre como melhorar estas questões. Afinal, quem está à frente da execução das atividades são os seus colaboradores e, por isso, eles têm muito a contribuir para a eficiência do trabalho.
Lembre-se de que, além de todas as vantagens trazidas para a própria empresa, um dos maiores benefícios dos processos está na ponta do negócio: os resultados refletidos em seu consumidor final, que terá uma experiência de compra bem mais alinhada às suas expectativas.
E você, como define os processos em sua empresa? Compartilhe suas experiências conosco através dos comentários.
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