Departamento Financeiro sem mistério: melhorias e melhores práticas

O departamento financeiro é sempre uma área crítica nas empresas, pois exige disciplina, procedimentos e rotinas. A atenção com esses pontos e a auditoria constante nos processos, darão luz a elementos confiáveis para a análise desejada. Isto porque processos e práticas mal elaborados ou executados podem resultar em diversas implicações para a continuidade e crescimento da empresa.

Segundo o Sebrae, o descontrole financeiro é um dos maiores motivos para o fechamento de pequenas empresas. Contudo, a palavra que rege a gestão financeira é organização integrada, ou seja, a sintonia dos setores em prol de uma gestão eficiente para se obter as informações certas em tempo hábil, possibilitando fazer as análises e ter uma visão sistêmica dos negócios.

Para isto, é preciso aliar as melhores práticas aos processos e à tecnologia da informação. Confira algumas dicas para o ganho de eficiência em prol de uma maior lucratividade para os negócios:

Fluxo de caixa: entrada e saída de dinheiro precisam ser acompanhadas de perto

O fluxo de caixa talvez seja um dos processos mais tradicionais e básicos das corporações. Contudo, nem todas as empresas fazem da forma correta. Isto significa ter um controle frequente e contínuo sobre todo o dinheiro que entra e saí do caixa, independentemente da quantia, com respectivo detalhamento sobre o que se trata cada um dos valores. Para isso, estabeleça o processo como rotina do departamento e utilize de recursos tecnológicos para um controle mais efetivo. Um software financeiro é a melhor alternativa para assegurar o controle das atividades, bem como a atualização dos dados em tempo real. Além disso, um sistema informatizado contribuirá para realizar a projeção deste fluxo de caixa.

Determine o orçamento por área

O orçamento consiste na verba destinada para investimentos por determinado período. Ele é, geralmente, determinado conforme o histórico e o planejamento estabelecido. Neste contexto, o controle dos gastos e investimentos realizados deve ser controlado pelo departamento financeiro, que terá uma visão mais ampla sobre a saúde financeira da empresa como um todo. Desta forma, será possível direcionar melhor os dirigentes na definição do orçamento de cada área.

O recomendado é que esta definição seja realizada antes mesmo do planejamento anual. Assim, o gestor de cada área saberá melhor como priorizar a verba conforme os objetivos da organização. Isto também auxiliará na definição de metas e indicadores-chave de performance, o que auxiliará no desenvolvimento dos relatórios de prestação de contas e resultados.

Equipe funcional

Trabalhar com processos estruturados significa que os novos funcionários conseguirão se adequar de forma mais rápida às rotinas da empresa. Afinal, os treinamentos se tornam muito mais simples quando já existem metodologias e instruções de trabalho claras que podem ser facilmente transmitidas entre as pessoas e setores.

Além disso, a substituição de funcionários ausentes também é feita com maior facilidade, tendo em vista que os fluxos de trabalho são conhecidos por todos. Isso reduz a ociosidade da equipe e evita atrasos nas entregas das tarefas.

Separe as despesas e investimentos por centro de custos

Os centros de custos (CC) correspondem à divisão dos gastos e investimentos conforme a área, setor ou departamento responsável pela demanda. Ou seja, será criado um CC para o Marketing, outro para o Comercial, Manutenção, TI, Produção e assim sucessivamente, onde serão controlados os gastos e investimentos realizados por cada área.

Ao especificar os valores através dos centros de custos, é possível visualizar onde os custos/investimentos têm sido maiores, desnecessários ou faltantes.

Utilize um software ERP para uma gestão integrada e mais eficiente

Optar por um sistema de gestão integrado, também conhecido como ERP, é a melhor forma de ter uma visão sistêmica sobre as finanças em seu negócio e, assim, desenvolver melhorias e as melhores práticas de gestão em busca de uma maior lucratividade. Isso porque ao contratar o software, você garante a integração e a padronização dos processos empresariais, utilizando o mesmo sistema em todas as áreas.

O ERP também permite que as informações sigilosas sejam visualizadas apenas por pessoas específicas, além de dispor de relatórios de gestão variados a partir do cruzamento de dados diversos, dentre outras questões significativas para uma gestão financeira e empresarial eficiente.
E você, já utiliza estas ferramentas para acabar com os mistérios do Departamento Financeiro em sua empresa? Conhece alguma outra tática eficiente para esta tarefa? Aproveite os comentários abaixo para acrescentar a nossa lista!

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