Um software integrado de gestão empresarial, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), tem sua importância comprovada aos negócios pelo ganho de eficiência e produtividade, maior controle, segurança das informações, tomada de decisões mais assertivas e até mesmo a redução de custos, entre outras razões.
Por isso, antes de contratar um software ERP para o seu negócio, é preciso avaliar alguns fatores internos para certificar-se da escolha mais adequada às necessidades e capacidade de sua empresa. Confira quais são eles.
1. Ter claro os desafios a superar e os resultados desejados
Um software ERP é um investimento que, assim como qualquer outro, deve trazer retorno à sua empresa. Por isso, antes mesmo de procurar pelo fornecedor e produto ideais, é preciso entender as necessidades da sua empresa para compreender quais desafios deverão ser superados com a implantação da solução, bem como quais são os resultados almejados. Com estas informações em mãos você saberá identificar as características que o ERP precisa ter para atender a sua empresa e, logo, as funcionalidades mais adequadas para este fim.
2. Avaliar o momento atual da empresa e qual a perspectiva de crescimento
O software ERP precisa ter a possibilidade de atender as demandas atuais e futuras. Sabemos que a implantação requer tempo, planejamento e esforços de gestores e funcionários. Por isso, antes de tomar a decisão, avalie o momento atual de sua empresa e a perspectiva real de crescimento. Desta forma você contratará uma solução tecnológica que atenda as demandas de hoje, mas também as de suas perspectivas de negócio.
3. Rever processos
Os sistemas de gestão não funcionam sozinhos: eles dependem de pessoas para operá-los e, assim, gerar eficiência para o negócio. Contudo, se cada funcionário criar sua própria rotina de trabalho, muito pouco adiantará a aquisição de um ERP. Neste contexto, é fundamental às empresas rever, desenvolver ou mesmo criar processos alinhados aos desafios e resultados determinados em busca das melhores práticas. Por outro lado, a implantação de um software ERP agrega à sua empresa um direcionamento mais adequado sobre estes processos, visto que os profissionais dedicados ao projeto possuem um “know-how” destas melhores práticas, estudadas a fundo para desenvolver o melhor sistema de gestão empresarial para o negócio. Por isso, contar com um fornecedor experiente é sempre a melhor opção.
4. Recursos Humanos qualificados
Como dissemos, o software ERP não traz resultados de forma isolada. Além dos processos, é preciso contar com mão de obra qualificada para contribuir tanto com o processo de implantação, quanto para a absorção das melhores práticas e aplicação dos processos definidos. Isto inclui o perfil de quem utilizará o sistema, o nível de conhecimento em informática, das rotinas do departamento, assim como ser aberto às mudanças para aprender formas diferentes e mais eficientes de realizar o trabalho.
5. Infraestrutura adequada
Antes de contratar um software ERP, é preciso avaliar os recursos disponíveis ou a possibilidade de adquirir o que for necessário em relação à infraestrutura. Isto compreende itens de hardware (máquinas, servidor, processadores, etc), rede (internet) e software (sistema operacional, banco de dados, dentre outros) para implantação e manutenção do produto. Isto influenciará, inclusive, em sua decisão de aquisição. Afinal, não adianta adquirir um software robusto se não há como fazê-lo “funcionar” em sua empresa.
6. Prazo para concluir o projeto
Tenha claro o prazo que precisa que tudo esteja funcionando. Isto porque, desta forma, você conseguirá se planejar melhor, mensurar o tempo para o retorno sobre o investimento e identificar se este tempo atende as necessidades de sua empresa. Vale ressaltar que o processo de implantação depende de fatores não relacionados aos fornecedores, como a questão de infraestrutura adequada, disponibilidade para treinamento de funcionários, dentre outros.
7. Orçamento e disponibilidade de crédito
Para contratar um software ERP é preciso ter uma estimativa de orçamento ou mesmo crédito para o investimento. Desta forma, é preciso considerar a contratação em seu planejamento financeiro, reservando verba ao projeto. Para tanto, leva-se em consideração a necessidade de treinamento da equipe, implantação e manutenção que corresponde ao serviço de suporte e atualizações de versões.
Uma excelente alternativa de linha de crédito para investir em tecnologia em seu negócio é o cartão BNDES, que concede limites adequados à realidade do seu negócio através da análise de necessidade e pré-requisitos para obtenção do benefício.
Ao avaliar estas questões em sua empresa, antes de contratar um software ERP, certamente você tomará uma decisão mais certeira quanto a melhor opção para o seu negócio.
E você, já possui ou considerou avaliar um sistema de gestão para o seu negócio? As dicas acima contribuiram de alguma forma? Deixe um comentário.