A implantação de um sistema de gestão integrada, também conhecido como ERP, é um momento de “arrumar a casa”, garantido que a tecnologia realmente contribuirá para o desenvolvimento do negócio, assim como atenderá às exigências legais.
Com isso, cabe aos empreendedores identificar o melhor momento para trocar o software ERP e agir sem medo em prol da eficiência no trabalho e melhores resultados. Mas você sabe identificar se a hora de trocar o seu sistema de gestão chegou? Confira algumas questões que precisam ser avaliadas para tomar a decisão certa no melhor momento.
1. Insatisfações com atendimento de suporte e outros serviços prestados
Ao contratar um software ERP é preciso se certificar que você terá todo o amparo necessário. O serviço de suporte, por exemplo, deve ser altamente qualificado para atender tanto as dúvidas sobre a utilização do produto quanto sobre suas necessidades de negócio. Além disso, é importante estar atento a quais são as reclamações ou os chamados mais comuns abertos por sua equipe, bem como a frequência destes contatos, pois isso pode indicar que o software não é o mais indicado para a sua empresa. Verifique também o tempo de espera para cada atendimento e resolução de problema, as reclamações de sua equipe, dentre outros pontos para analisar se o software é, de fato, indicado para o seu negócio.
Além disso, é preciso estar atento à qualidade dos demais serviços providos pelo fornecedor como customizações e capacitação. Caso você tenha problemas com o atendimento, agilidade na resolução de incosistências ou atrasos nas entregas, talvez seja hora reconsiderar a busca por um novo fornecedor.
2. Pouca atualização de versões
O fornecedor do seu ERP está empenhado na melhoria constante da solução? Acompanha a evolução do mercado? Se antecipa em relação às exigências da legislação para os devidos ajustes no software? Está atento às evoluções tecnológicas e busca adequar suas soluções a esta realidade?
As respostas a estas perguntas indicam se o seu fornecedor é capaz de entregar e dar continuidade a evolução do produto. Se o software não tem atualizações constantes, que acompanhem as mudanças no mercado ou necessidades de melhorias, ele pouco será útil ou conseguirá acompanhar o crescimento de sua empresa. Por isso, é preciso avaliar se o seu fornecedor e mesmo o parceiro ideal para o negócio.
3. Existe uma lista de coisas que você gostaria de mudar no software atual
Se você sente arrepios ao pensar na quantidade de modificações necessárias para o seu ERP atender às necessidades da empresa, este é outro sinal que chegou a hora de trocá-lo.
Um ERP ideal deve ser capaz de suportar com facilidade e agilidade as novas demandas da empresa, além de dar opção do desenvolvimento de novas funcionalidades. Afinal, as mudanças na estrutura organizacional e dos processos estão cada vez mais frequentes e acelerados.
4. O software atual não é flexível
Se toda adequação solicitada é negada e o seu ERP atual é muito engessado fazendo com que a sua empresa se adapte a ele, em vez do contrário, você tem um grande sinal de que este software não é adequado à sua empresa. Isto porque todo negócio é norteado pelo crescimento e, se hoje já há dificuldades para que ele atenda as demandas de sua empresa ou torne estes ajustes complexos, caros e demorados, ele não conseguirá acompanhar o ritmo do seu negócio prejudicando, assim, os objetivos estratégicos definidos.
5. Seus funcionários estão insatisfeitos com o uso do software e já começam a demonstrar isso
Outra forma interessante de saber se chegou a hora de trocar o ERP é observando a rotina da equipe que utiliza o sistema. Se os funcionários possuem controles paralelos para desenvolver suas atividades, como planilhas e outras alternativas, este é um sinal de que o software atual deve ser avaliado para entender o motivo desta necessidade.
Um bom ERP deve aumentar a produtividade do time e evitar erros nas trocas de informação de ponta a ponta. Por isso, ele deve ter uma interface de fácil utilização, com mínimo de passos possíveis e poucas janelas evitando, assim, que o sistema trave a operação ou gere insatisfações nos funcionários.
6. O custo com pessoas está aumentando sem o correspondente crescimento no faturamento
Um dos principais objetivos dos sistemas de gestão empresarial é a otimização do desempenho da empresa e, consequentemente, a redução dos custos e a criação de novas oportunidades de negócio.
É importante observar se o esforço para manter as informações corretas e atualizadas no sistema está demandando mais pessoas pela falta de facilidade no uso do software ou mesmo pelo retrabalho gerado. Isso significa que os custos operacionais estão crescendo sem um aumento correspondente no faturamento da empresa e, por isso, é também um alerta para trocar o ERP atual.
7. Seus clientes têm alertado sobre insatisfações ou muitas oportunidades de novos negócios são perdidas
Se os seus clientes estão constantemente reclamando do serviço prestado, prazos de entrega, falta de produtos em estoque, dentre outras questões, nos canais de atendimento de sua empresa, também é possível que o ERP não ofereça as ferramentas necessárias para os profissionais do setor.
Afinal, um bom ERP deve munir seus colaboradores com informações detalhadas sobre o cliente, seu histórico de compra e suas preferências, para que ele possa ser atendido com agilidade e qualidade, favorecendo a fidelização, a retenção e, consequentemente, o aumento de vendas.
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E você? Já identificou algum destes sinais em seu ERP atual? Quais as maiores dificuldades encontradas? Compartilhe-as conosco através dos comentários. Podemos ajudá-lo a encontrar a solução ideal para a sua empresa!