É comum no início dos negócios a opção por planilhas para realizar controles diversos. Contudo, com o passar do tempo e crescimento da empresa, gerir o grande volume de dados gerados torna-se uma tarefa complexa, principalmente quando se trata de analisá-los para guiar as decisões estratégicas do negócio.
Não suficiente, a gestão empresarial por meio de planilhas é, em muitos casos, ineficiente. Os motivos são inúmeros. Entenda por que:
Dificuldade de integração das áreas de negócio
Quando você controla os dados de sua empresa por meio de planilhas, o processo de integração das áreas é dificultado – mesmo quando compartilhadas em rede. Isso porque elas não possuem os recursos necessários para trabalhar estes dados de forma dinâmica, fornecendo-os para o direcionamento dos trabalhos por áreas interdependentes, como é o caso das áreas de estoque, compras e vendas, por exemplo.
Com a falta de integração automatizada, os profissionais precisarão direcionar mais esforços para cobrar dados necessários para a realização de atividades, além de não terem certeza de que eles foram devidamente atualizados para a tarefa.
Descentralização da gestão
Quando você gerencia a sua empresa com planilhas, dificilmente terá uma visão sistêmica do negócio. Afinal, cada área manterá controles e processos distintos, o que resultará também em documentos para controle diferentes. Com isso, a sua empresa passa a ter uma gestão descentralizada, ou seja, cada departamento age, de certa forma, individualmente – o que prejudica e dificulta não apenas as análises, mas também os resultados de negócio.
Pouca confiabilidade nos dados
Apesar de permitirem parcialmente a definição hierárquica de visualização e edição, as planilhas de longe conseguem ser 100% eficientes nesta tarefa. Diante a isso, é possível que dados sejam inseridos ou modificados por colaboradores que não deveriam sequer visualizar algumas informações. Com a falta de controle efetivo, a confiabilidade dos dados ali inseridos é questionável. Isso também é afetado pelo fato de as planilhas serem mais suscetíveis aos erros humanos, já que muitos dos cálculos precisarão ser realizados de forma manual devido à falta de conhecimento avançado na ferramenta. No melhor dos cenários, você terá que investir profundamente em treinamento de seus colaboradores e recrutar profissionais altamente qualificados, o que encarece a operação.
Demora para conseguir relatórios consolidados
Quando a gestão empresarial é realizada por meio de planilhas, o tempo para compilação dos dados e geração de relatórios estratégicos para análise é demorado. Em muitos casos, inclusive, há de se contar com um profissional de TI (Tecnologia da Informação) para assegurar que o trabalho será realizado corretamente. Dessa forma, além do custo/hora para executar a tarefa e a demora em avaliar uma certa questão – que pode, inclusive, ser urgente –, há ainda a necessidade de manter um profissional para apoiá-lo nesta tarefa. Mais custos para o negócio!
Você, provavelmente, está perdendo informações valiosas
As planilhas não permitirão um acompanhamento sistêmico e eficiente no curto prazo. Os processos para isto serão demorados. Por isso, você provavelmente está perdendo o tempo oportuno para uma decisão estratégica ou mesmo informações que auxiliarão nesta tarefa.
Estes são apenas alguns dos motivos para que você entenda por que as planilhas não são 100% eficientes para a gestão. Dessa forma, há de se buscar por ferramentas que contribuam para uma atuação mercadológica mais efetiva, com base em dados confiáveis e processos integrados. Nesse sentido, um sistema de gestão integrada, ERP, é de grande importância até mesmo para as pequenas e médias empresas.
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