4 dicas para o sucesso na implantação de um software ERP

Seja para a contratação ou para a troca de um software ERP, muitos empresários temem que o processo de implantação do sistema seja muito complicado e dispendioso. Afinal, se trata de uma mudança substancial na empresa, não apenas na questão dos cadastros, mas também da reestruturação de processos empresariais, bem como da adaptação dos colaboradores a uma nova rotina. Além disso, as empresas que já passaram por um processo desses anteriormente, ainda têm que lidar com o receio de passarem por todas as dificuldades enfrentadas na implantação do software de gestão integrada anteriormente utilizado.

Contudo, com o planejamento e os recursos adequados, a tarefa é menos complicada do que parece. Para ajudá-lo, montamos um pequeno guia para preparar a sua empresa para a implantação de um novo ERP com sucesso. Confira!

1- Defina um gerente de projeto interno, bem como a equipe que acompanhará a implantação

O primeiro passo para obter sucesso na implantação de um software ERP é definir quem será o responsável por conduzir o processo internamente. Afinal, é preciso que alguém se responsabilize pelas definições, organização e auxílio ao fornecedor para que o projeto seja conduzido da melhor forma possível.

Além disso, ficará sob responsabilidade do gestor deste projeto definir qual será a equipe que apoiará a implantação desse sistema na empresa. Os membros dessa equipe devem possuir, além do conhecimento técnico necessário para acompanhar a implantação do sistema, um conhecimento amplo sobre as atividades e estrutura da empresa, já que serão os responsáveis por identificar os problemas que precisam ser resolvidos e, assim, direcionar as alterações necessárias e mais adequada à organização. O ideal é montar uma equipe multidisciplinar, que congregue especialistas em tecnologia da informação e em gestão de negócios, além de profissionais operacionais que auxiliem na parte cadastral.

2- Mapeie os processos atuais

O próximo passo anterior à implantação de um ERP é mapear os processos da empresa, de forma a compreender profundamente seus fluxos e processos atuais. Essa etapa é fundamental para as definições e adequações tanto do software quanto da otimização desses processos. Afinal, para que o ERP contribua efetivamente como uma solução para os problemas atuais, é necessário ajustar todos os gargalos e pontos falhos da organização.

3- Verifique quais problemas precisam ser resolvidos

Após o mapeamento, devem ser identificados os processos e departamentos da empresa que não têm apresentado tanta eficiência para que possam ser otimizados com o auxílio de um sistema de gestão integrada.

É o momento de identificar se há mudanças que precisam ser feitas antes da implantação. Muitas vezes, é identificado um problema de cultura empresarial, que não será resolvido com um novo software. Pelo contrário: pode até mesmo comprometer os resultados durante e pós implantação de um ERP. Por isso, é preciso identificar e solucionar esses problemas antes da implantação.

Um exemplo de problema desse tipo é a resistência de alguns funcionários à instalação do ERP. Pode ser que temam perder seus empregos para pessoas mais jovens, bem preparadas, que acreditem que o sistema serve para fiscalizá-los, dentre outros motivos.  Nesse caso, será importante alinhar as expectativas dos funcionários às da empresa, posicionando-os sobre a mudança, de forma a não ter problemas posteriores. Ou seja, é necessário desenvolver um trabalho que demonstre a importância do sistema para o ganho de eficiência e como todos podem lucrar mais com isso. É claro que não basta esta frase e tudo se resolve. É importante que esta nova cultura seja formada e, para isso, o trabalho precisa ser contínuo e anterior ao processo de implantação.

4- Adeque os processos para a nova realidade da empresa pós implantação

Com o software instalado, é tempo de adequar a empresa à nova realidade. Como muitos processos tendem a sumir ou serem substituídos por novos, será preciso providenciar o treinamento adequado a todos os envolvidos, para que efetivamente se notem as melhorias esperadas. O ideal é propor um período de adaptação em que os dois processos sejam realizados ao mesmo tempo, para que todos tenham tempo de se adaptar e não ocorram perdas de dados importantes.

É natural certo temor diante de mudanças importantes, mas esse receio não pode paralisar a empresa no tempo. Mesmo com algumas dificuldades iniciais, quando o ERP estiver funcionando a pleno vapor, você será capaz de perceber claramente a melhora na eficiência geral da organização!

Já passou por um processo de implantação de um software ERP anteriormente? Compartilhe conosco suas experiências!

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