Controlar os custos de uma empresa é uma tarefa que deve ser executada permanentemente, e não apenas em momentos de crises financeiras ou baixas nos resultados comerciais. No entanto, fazê-lo de forma efetiva é a grande questão.
Sabemos que esta é uma tarefa absolutamente delicada e que exige o maior cuidado e atenção possível. Afinal, cortes mal planejados ou gastos exagerados geram consequências negativas, como redução da receita financeira e insatisfação de clientes.
A primeira pergunta que você deve considerar para esta tarefa é: como é possível controlar os custos de minha empresa sem perder qualidade nos produtos ou serviços, no atendimento ao cliente e sem causar queda nas vendas ou produtividade do negócio? Para ajudá-lo a realizar um controle de custos de forma efetiva, selecionamos algumas valiosas dicas.
Conheça os fornecedores do seu negócio
Uma boa maneira de controlar os custos da sua empresa é através de um monitoramento de todas as etapas do relacionamento com os fornecedores e análise contínua do processo produtivo ou de serviço. Nesse aspecto falamos tanto das empresas que fornecem insumos para a produção quanto produtos para revenda, além de materiais necessários para a execução das atividades. Para isso, é preciso registrar todas as transações comerciais realizadas com eles, assim como as negociações e as características de cada um deles. Portanto, estreite o relacionamento com seus fornecedores, criando relações de confiança e transparência. Além disso, é fundamental que você saiba quanto você investe em cada um deles, onde e como estes custos podem ser reduzidos. Ao identificar esses pontos, você terá um melhor direcionamento sobre as variáveis de análise necessárias para barganhar e controlar mais efetivamente os custos em seu negócio.
Separe os custos variáveis dos fixos
Os custos fixos são aqueles que sempre são incluídos nas despesas da empresa. São as contas recorrentes como de internet, salários, aluguel, condomínio, luz, dentre outras. Já os custos variáveis são os que estão ligados à produção ou prestação de serviço, variando, por exemplo, de acordo com a meta definida para o mês em questões quantitativas. Outro custo variável é o comissionamento da equipe de vendas, por exemplo, que deve ser feito de maneira transparente e correta, pois será um fator motivador e, consequentemente, aumentará a produtividade. Por isso, é importante que todos os custos sejam organizados, registrados e monitorados, preferencialmente através de um sistema ERP, ferramenta primordial para o aperfeiçoamento e a otimização dos processos de gestão.
Envolva a sua equipe nos cortes de custos, quando for necessário
Se ao estabelecer este controle de custos você notar que existem excessos ou até mesmo despesas que podem ser cortadas, não hesite em fazê-lo. Contudo, é importante envolver a equipe nesta tarefa – pelo menos os funcionários que possuem cargos de decisão. Por isso, informe o cenário que você encontrou durante a fase de análise e redução dos custos, como isso interfere na lucratividade da empresa e, consequentemente, prejudica a todos. Em seguida, informe suas decisões, justificando-as com informações concretas, e peça também a opinião dos envolvidos. Dessa forma você os fará compreender as razões dos cortes e ganhará aliados nesta tarefa.
Não mexa na força de vendas
Em relação aos cortes, lembre-se que a força de vendas é o que faz a empresa ter receita e crescer, portanto, é um setor que deve ser poupado de ajustes mais radicais. Isso não significa que o mesmo não precisa de adaptações. Como medida você pode adotar a substituição de viagens para demonstrações por contatos via comunicadores, como o skype, por exemplo. O importante é considerar que enfraquecer este setor, que traz o dinheiro para o caixa da empresa, não é o mais inteligente. Analise o processo pontualmente e identifique o que pode ter custos reduzidos.
Otimize a rotina da sua equipe e ganhe em produtividade
Uma excelente maneira de controlar os custos da sua empresa é otimizar a rotina dos colaboradores. Pense no custo fixo e variável que a empresa tem em cada área e estabeleça formas de compensá-los. Por exemplo, adotar um banco de horas que registre o tempo trabalhado ou implementar sistemas para monitoramento de tarefas e o status delas são boas maneiras de controlar o custo com os recursos humanos, bem como com a produtividade do negócio.
Além disso, é preciso otimizar também os processos da sua empresa para que a rotina dos funcionários seja bem definida e organizada. Por isso, invista tempo na definição de estratégias que auxiliem o acompanhamento dos custos versus produtividade em seu negócio. Considere quais as tarefas que precisam ser desenvolvidas e mensure o tempo necessário de execução, bem como o custo para esta execução. Desta forma você conseguira identificar pontos de melhoria e buscar ferramentas propícias para reduzir custos e ampliar a lucratividade. Isso será fundamental para otimizar controle de custos do seu negócio.
Agora você já sabe o caminho para um controle de custos mais apurado e eficaz. Divida conosco as suas experiências ou deixe as suas dúvidas sobre o assunto nos comentários! Podemos ajudá-lo a identificar os gargalos de seu negócio e contribuir com dicas pontuais para aumentar a eficiência e a lucratividade de sua empresa!